Kennzahlen sind nicht nur im Vertrieb relevant, sondern auch im Personalwesen. Dabei sollte jeder Aktive Sourcer seine eigenen Kennzahlen kennen. Warum ist das relevant? Kennzahlen bzw. KPIs können helfen. bestimmte Active Sourcing Prozesse zu überdenken oder gegenzusteuern. 

Insbesondere beispielsweise dann, wenn man zu wenig Rückmeldungen von Kandidaten erhält. In diesem Blogpost gebe ich Dir eine Übersicht über die relevantesten Kennzahlen im Talent Sourcing. 

Active Sourcing KPIs - Erläuterung

Bei der Messung von Kennzahlen im Active Sourcing geht es nicht darum, den Mitarbeiter im Hinblick auf seine Tätigkeiten zu messen oder gar zu überwachen. Wie eingangs erläutert, sind Kennzahlen relevant, um entsprechende Prozesse im Active Sourcing zu messen. Denn daraus lassen sich Handlungsempfehlungen oder Maßnahmen ableiten, um den Sourcing Prozess gegenüber den Stakeholdern transparent aufzuzeigen.

Stell Dir vor, Du verwendest zur Direktansprache die beiden beruflichen Vernetzungsplattformen XING und Linkedin. Dabei stellst Du fest, dass für eine bestimmte Zielgruppe XING bevorzugt wird. Das kann natürlich auch der umgekehrte Fall sein, dass eben Linkedin für bestimmte Zielgruppen geeigneter ist. So kannst Du dann Deine Tätigkeiten verstärkt auf entsprechende Plattformen ausrichten.

Aber Achtung: Tatsächlich können da mehrere Faktoren eine Rolle spielen. Beispielsweise könnte Dein Sourcing-Buddy völlig andere Ergebnisse auf XING oder Linkedin erzielen, als Du es tust. Das kann in einer anderen Ansprache begründet sein, oder Dein Kollege benutzt eine komplett anderen booleschen Suchstring. Die Messung der Kennzahlen ist daher mit Bedacht zu benutzen, denn Kennzahlen sind Indikatoren. Da steht ka im KPI auch das Wort "Key Performance Indicators" drin.



Die wichtigsten KPIs im Active Sourcing

Es gibt verschiedene KPIs zur Messung von Sourcing Aktivitäten. Eines der geläufigsten Kennzahlen, welches man im Active Sourcing verwendet ist die Response Rate oder auch "Rückmeldequote" genannt. Diese wiederum wird in zwei Kategorien aufgeteilt: Positive und negative Response Rate.

Positive Response Rate bedeutet, dass man eine Nachricht erhält, mit Interesse an der Vakanz bzw. weiterführenden Gespräch. Die negative Response Rate hingegen ist eine Rückmeldung des Kandidaten, jedoch ohne Interesse an einem weiterführenden Gespräch. Und was passiert hier konkret? Es wird kommuniziert. Daher gehört diese Kategorie zu den Sourcing Kommunikations-Kennzahlen.

_1 Kommunikations-Kennzahlen  im Active Sourcing

Dazu gehören beispielsweise:

• Response Rate (postive und negative Response Rate)
• Versendete Direktnachrichten aufgeschlüsselt nach Plattformen (z.B. XING oder Linkedin)
• Versendung von erneuten Nachrichten als Reminder
• Absagen von Kandidaten inkl. der Gründe

Insbesondere die Gründe für die Absagen können nicht immer in zahlenmäßiger Form abgebildet werden, da die Absagegründe von Kandidaten in Textform vorliegen. Hier kann man jedoch, bei wiederholten gleichartigen Absagegründen, diese in anonymisierter Form in sogenannte Cluster zusammenfassen.

Beispielsweise haben Kandidaten weiterführende Gespräche abgesagt, weil die zu besetzende Stelle keine vollständige Home Office Lösung anbietet. Dann könnte man diese Angaben einfach in einem Kreisdiagramm oder beispielsweise in einem Säulendiagramm visuell darstellen.

Diese Art von Rückmeldungen können sehr hilfreich sein, um auch Trends zu erkennen und entsprechend gegenzusteuern. Diese graphische Darstellung ist natürlich rein fiktiv. Aber daraus könntest du dann ableiten, dass beispielsweise 54 % der Kandidaten eine bessere Home Office Regelung wünschen oder der Ort einfach zu weit weg ist.

Sollte hingegen die Entfernung ein Faktor sein, der nicht durch eine Home Office Regelung gelöst werden kann (z.B. Tätigkeit erfordert gewisse Präsenztage),könnte man ja als Unternehmen überlegen, ob man dann nicht z.B. an einen anderen Ort noch ein weiteres Büro eröffnet. Einige Beratungshäuser bieten ja u.a. die Möglichkeit an, an anderen Standorten zu arbeiten bzw. größere Konzerne, die an anderen Städten Töchtergesellschaften o.ä. haben.

Auch die Aussage "zu einem späteren Zeitpunkt" ist für den Sourcer bzw. Recruiter Gold wert. So wurde ich auch in meinem Berufsleben immer wieder mit der Aussage konfrontiert, dass der Zeitpunkt ungünstig wäre. Diese Kandidaten gehören dann in ein Talentpool, um diese bei Bedarf später erneut zu kontaktieren und ggf. für eine neue Aufgabe zu gewinnen.

_2 Geschwindigkeit im Sourcing



Man hört es in den sozialen Medien immer wieder "Vor sechs Monaten beworben und nichts gehört!". Nicht nur den Bewerbenden sind zeitnahe Rückmeldungen relevant. Auch im Active Sourcing messen wir unsere Pipeline und unsere Geschwindigkeit.

Dazu gibt es mehrere interessante Kennzahlen:

• Time-to-hire
• Time-to-interview
• Time-to-response

Besonders die time-to-hire Kennzahl ist für manche Dienstleister relevant. Denn damit beschreibst Du die Zeit, die es zur Besetzung einer Stelle braucht.

_3 Erfolgsquote im Sourcing



Macht ein eigenes Sourcing wirklich Sinn oder sollten die Aktivitäten zu einem Dienstleister bzw. zu einer Personalberatung ausgelagert werden? Wenn Du Dich mit dieser Frage beschäftigst, dann könnten die nachfolgenden Kennzahlen relevant sein.

• Kostenersparnis durch eigene Active Sourcing Abteilung / Active Sourcer
• Besetzungsrate via Active Sourcing
• Bewerbungseingänge via Direktansprache vs.  Stellenausschreibung, Messen o.ä.

Der letzte Punkt - d.h. Direktansprache vs. Stellenausschreibung - kann ein wichtiger Indikator sein, um Sourcing Aktivitäten zu befürworten. Nehmen wir mal an, Du hast eine Stelle ausgeschrieben. Es sind bisher über 20 Bewerbungseingänge eingetrudelt, jedoch fand sich kein geeigneter Bewerber - und das in einem Zeitraum von 6 Monaten.

Mit Active Sourcing hast Du jedoch in kürzester Zeit potentiell interessante Kandidaten angesprochen. Davon hast Du drei Gespräche in einem "Vorab-Interview" geführt. Einer wurde nach zwei drei Wochen bereits zum Endgespräch eingeladen und nach diesem Gespräch lag auch schon ein Arbeitsvertrag vor. All das können Kennzahlen sein, die für das Active Sourcing sprechen können.

Mit geeigneten Kennzahlen kannst Du also auch den skeptischen Hiring Manager überzeugen!

Fazit

Kennzahlen sind auch im Active Sourcing nicht mehr wegzudenken und daher besonders relevant, um die Erfolge zu messen. Die hier dargestellten Kennzahlen sind nicht abschließend. Es gibt noch eine Reihe weiterer Kennzahlen, die für Dein Active Sourcing Business relevant sein können.

Bedenke dabei: Der Kandidat steht immer im Mittelpunkt Deiner Aktivität - die Messung von Kennzahlen ist notwendig, sollte aber niemals aus Gründen der "Schönfärberei" oder Statistik gemacht werden. Es gilt immer das Motto: Candidates first!