Talent Acquisition - Best Practices

Adriana, stell Dich gerne mal vor

Hey! 👋

Ich heiße Adriana, bin 27 Jahre alt und Wahlkölnerin seit über 15 Jahren. Seit August 2023 bin ich als Senior Talent Acquisition Managerin bei Appmatics tätig und Teil eines wunderbaren, achtköpfigen People & Culture Teams. In meiner Rolle bin ich fachlich und strategisch für den weiteren Auf- und Ausbau unserer Talent Acquisition & Employer Branding Abteilung verantwortlich. Dabei unterstützen mich zwei großartige Talent Acquisition Manager*innen.

Durch mein Studium in Psychologie und Wirtschaftspsychologie bin ich damals durch einen Werkstudentenjob in den Bereich "reingerutscht" und habe meine Passion für alle People-Themen entdeckt. Jetzt bin ich seit über sechs Jahren in der Talent Acquisition tätig, war in verschiedenen Unternehmen aktiv und konnte Recruiting in allen Formen und Farben erleben und gestalten – vom Mittelstand über Konzerne, vom reinen Verwalten und Bewerbermanagement bis hin zum 360-Grad-Recruiting, von geringer Anzahl an Hirings bis High-Volume-Recruiting und Hyper-Growth – es war von allem etwas dabei. Ein ständiger Begleiter: das Active Sourcing, insbesondere bei meinen Positionen in IT-Unternehmen.

Warum macht Ihr Active Sourcing?

Appmatics gibt es bereits seit 10 Jahren, und unsere Teams übernehmen als externer Dienstleister das Testen von Apps, Websites, mobilen Anwendungen und smarten Produkten für unsere Partner*innen. Als Tech-Scale-Up mit (noch 😉) kleinerer Bekanntheit als attraktiver Arbeitgeber im Kölner Raum ist Active Sourcing eines unserer wichtigsten Tools, um Awareness für uns zu schaffen und vor allem qualitative Profile für unsere Pipelines zu gewinnen.

Zum Hintergrund unserer People Abteilung: Active Sourcing war in den letzten Jahren ein weniger präsentes Thema, da es keine eigenständige Talent-Acquisition-Abteilung gab. Hier kam meine Rolle ins Spiel mit der Aufgabe, ein strategisches Talent Acquisition Management aufzubauen und langfristig im Unternehmen zu etablieren.

Gerade im letzten Jahr haben wir viele neue Rollen (von Mid-Level bis hin zu höheren Management-Positionen) im Unternehmen geschaffen, wodurch wir recht spezifische Anforderungsprofile hatten. Der passive Bewerbungseingang läuft je nach Rolle gut, aber wir können uns nicht komplett zurücklehnen, wie es größere etablierte Unternehmen eher könnten. Im Tech-Umfeld, mit den altbekannten Problemen wie Fachkräftemangel, War for Talents und einem wesentlich größeren Anteil an passiv suchenden Kandidat*innen, ist Active Sourcing für unser weiteres Wachstum einfach unerlässlich.

Daher habe ich im Rahmen unserer Talent Acquisition Strategie schnell angefangen, je nach Rolle aktiv zu suchen – und das mit Erfolg. Stand heute haben wir knapp 50 % der im letzten Jahr gesuchten Rollen durch Sourcing besetzt. Unsere Analysen zeigen ganz klar: Neben unserem Employee Referral Programm ist Active Sourcing unter den Top 3 Kanälen und wird daher auch langfristig ein fester Bestandteil unserer Strategie sein.

Was war Dein größter Erfolg im Active Sourcing?

Das eine besondere Ereignis habe ich tatsächlich nicht. Es ist vor allem die Gesamtheit der Einstellungen, die wir innerhalb eines Jahres bereits durch Active Sourcing besetzen konnten. Ein Highlight war für mich insbesondere, dass meine erstmalige Suche auf VP-Level so erfolgreich durch Sourcing verlief und ich die Pipeline mit vielen spannenden Profilen füllen konnte. Auf diesem Level eine Response-Rate von über 50 % zu erreichen und fast ausschließlich positive Rückmeldungen nach dem ersten Screening-Call zu bekommen (wenn die Rahmenbedingungen stimmten), ist ein Erfolg, auf den ich stolz bin. 🙂

Was sind Deine wichtigsten KPIs im Active Sourcing?

Als Erstes natürlich die Response-Rate. Ich kann noch so viele gute Profile finden, aber wenn meine Ansprache schlecht ist oder das spezifische Anschreiben nicht performt, bringt das wenig. Die Rate sollte im Best Case über 30/35 % liegen. Um diese zu steigern, testen und vergleichen wir verschiedene Anschreiben nach Performance.

Danach folgt die Conversion-Rate. Wie viele Profile haben es nach dem ersten Gespräch in den aktiven Prozess geschafft? Hier ist für mich jedoch auch der qualitative Blick wichtig, denn im Active Sourcing haben wir immer eine kleine Blackbox. Passen die Rahmenbedingungen überhaupt, oder möchte sich die Person vielleicht fachlich komplett neu orientieren? Bei einer aktiven Bewerbung werden diese Dinge durch das ATS erfasst oder durch die Bewerbung selbst deutlich. Dadurch können die Conversion-Rates im Active Sourcing sehr unterschiedlich ausfallen und sind nicht immer auf eine schlechte Vorauswahl oder Interviewführung zurückzuführen. Hier gilt es, die qualitativen Gründe in der Analyse zu betrachten.

Letztlich sind für die Erfolgsmessung von Active Sourcing auch die Anzahl der Einstellungen wichtig zu verfolgen. Wenn ich am Ende immer nur über andere Kanäle besetze, sollte die Strategie für die jeweilige Rolle angepasst werden oder Sourcing eventuell erst zu einem späteren Zeitpunkt hinzukommen. Wenn ich hingegen diese Rollen immer nur über Active Search besetzt habe, könnte man sich das Budget für Stellenbörsen sparen und ausschließlich ins Sourcing investieren.

XING oder LinkedIn ?

Für die große Bandbreite an Rollen: LinkedIn. Hier sind aktuell und zukünftig mehr spannende Profile zu erwarten.

Ich gehöre wahrscheinlich zu dem kleineren Teil, der die Suchfunktionen (oldschool: boolesche Strings schreiben können) in XING sehr schätzt und daher auch vermisst. Am besten ist eine Kombination aus beidem. Mein Tipp: parallel in XING suchen, da viele Profile in der LinkedIn-Suche nicht auftauchen, dann aber über LinkedIn anschreiben 😉. Gerade bei Corporate-Rollen würde ich XING (noch) nicht komplett abschreiben.

Was sind Deine No-GOs im Active Sourcing?

Vielleicht eine "unpopular opinion": Siezen. Je nach Unternehmen und Kultur natürlich. Aber wer eine authentische, nahbare und vor allem Interesse weckende Ansprache schreiben möchte, kommt mit einem "Sie" nicht weit.

Ansonsten natürlich die Klassiker: Lest euch die Profile durch, bevor ihr Seniors für Junior-Stellen anschreibt, und vor allem, arbeitet die USPs und emotionalen Trigger für die Stelle, das Unternehmen oder die Zielgruppe heraus und integriert diese auch mal mit einer Portion Humor ins Anschreiben – wer nicht wagt, der nicht gewinnt.

Danke, liebe Adriana für Deinen Beitrag! ❤️

Falls Ihr auch Lust habt mitzumachen, meldet Euch gerne. Und bald startet die weitere Ausgabe. Wenn Du dabei sein willst - egal ob als Leser/in oder jemand, der einen Gastbeitrag machen möchte, melde Dich gerne bei mir.

Let's make Sourcing great again!